Những điều mà kế toán cần phải biết về chi phí vé máy bay

Chi phí vé máy bay hợp lý cần chứng từ nào?

Chi phí máy bay là chi phí thường gặp tại doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán là xử lý chứng từ để chi phí máy bay hợp lý, hợp lệ. HoaTieu.vn sẽ tổng hợp lại những điều mà kế toán cần phải biết về chi phí vé máy bay cho bạn đọc được biết.

1. Những quy định về chi phí máy bay

1.1. Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào của chi phí vé máy bay

Điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho chi phí vé máy bay như sau:

- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu…

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào ( bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

1.2. Điều kiện để chi phí vé máy bay là chi phí hợp lý

Tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 quy định:

1. "Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT…"

Tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có các nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2. Hồ sơ chi phí vé máy bay

Chứng từ thanh toán vé máy bay

Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử, giữ được cùi vé (boarding pass)

Trong đó: Cùi vé là thẻ lên máy bay, có một số hãng trả lại thẻ lên máy bay, một số hãng thì sẽ thu hồi.

Chứng từ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử
• Thẻ lên máy bay (boarding pass)
• Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được
• Hóa đơn vé máy bay
• Quyết định cử đi công tác

Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử, nhưng không còn cùi vé.

Chứng từ bao gồm:

• Quyết định cử đi công tác
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn vé máy bay

Lưu ý: Trong trường hợp này bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp để người lao động đi công tác tự mua vé máy bay

Lưu ý: Trong trường hợp này người lao động phải thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với DN.

Vé máy bay

Chứng từ trong trường hợp này bao gồm:

• Vé máy bay.
• Cùi vé máy bay (có hoặc không)
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
• Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân

* Thông tin chú ý về chi phí vé máy bay:

Kể từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác:

Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Nếu DN có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.

3. Kế toán hạch toán chi phí vé máy bay

Kế toán hạch toán chi phí vé máy bay

Căn cứ vào cuống vé máy bay và mục đích công tác của việc đi máy bay, kế toán hạch toán vào tài khoản chi phí như sau:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112: Số tiền mua vé máy bay