Mẫu số 02 - VT: Phiếu xuất kho

Mẫu số 02 - VT: Phiếu xuất kho (ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) là chứng từ kế toán quan trọng được sử dụng để ghi nhận việc xuất vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ ra khỏi kho của đơn vị theo đúng quy định về quản lý tài chính và kế toán hiện hành.

Biểu mẫu này giúp phản ánh đầy đủ thông tin liên quan đến số lượng, chủng loại, đơn vị tính, mục đích sử dụng cũng như người nhận và người chịu trách nhiệm xuất kho, qua đó bảo đảm tính minh bạch và chính xác trong công tác quản lý tài sản. Việc lập phiếu xuất kho theo đúng mẫu quy định không chỉ phục vụ cho việc hạch toán kế toán mà còn là căn cứ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán. Mẫu 02 - VT được thiết kế theo thể thức chuẩn, dễ sử dụng, phù hợp áp dụng tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Mẫu phiếu xuất kho là biểu mẫu kế toán thông dụng, kết hợp với các chứng từ kế toán thường dùng khác như Phiếu thu, Phiếu chi và Phiếu nhập kho.

Phiếu xuất kho là phiếu theo dõi theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, vật dụng, sản phẩm hàng hóa…. xuất kho cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, phiếu xuất kho làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, cũng để thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

1. Định nghĩa phiếu xuất kho là gì?

Mẫu phiếu xuất kho là mẫu phiếu được lập ra để ghi chép về thông tin hàng hóa xuất kho. Mẫu phiếu nêu rõ thông tin của người nhận hàng, lý do xuất kho, thông tin hàng hóa, số lượng xuất kho... 

2. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

3. Nội dung phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

4. Hướng dẫn viết phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC - Mẫu 02 - VT

1. Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.

Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

 

5. Mẫu 04 - VT: Phiếu xuất kho theo Thông tư 88

Phiếu xuất kho ban hành theo Thông tư 88/2021/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ ngày 01/01/2022. Mời các bạn tải về.

6. Phiếu xuất kho C31 - HD theo Thông tư 107/2017-TT-BTC

7. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 132/2018/TT-BTC

8. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

9. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

10. Các nội dung của Phiếu xuất kho

Mặc dù, Bộ Tài chính đã ban hành các mẫu Phiếu xuất kho dành cho các loại hình doanh nghiệp. Chẳng hạn, Thông tư 200 áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Thông tư 133 áp dụng với doanh nghiệp nhỏ và vừa... Tuy nhiên, đối với việc lưu hành nội bộ, các doanh nghiệp cũng có thể tự lập mẫu Phiếu xuất kho riêng phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thông thường, phiếu này gồm các nội dung sau:

- Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho.

- Họ tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho…- Tên nhãn hiệu và quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm.

- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho và đơn giá (nếu có), phiếu xuất kho cần có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.

11. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho không chỉ làm nhiệm vụ giám sát các vật tư vào kho mà còn có thể kết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu được lập ra với nhiệm vụ xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ của doanh nghiệp. Trong mẫu phiếu có ghi rõ các phần như tên tổ chức, người lập phiếu, người vận chuyển hàng, phương tiện vận chuyển và thông tin xuất nhập ở kho nào.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ngoài việc quản lý nội bộ cũng mang ý nghĩa hợp thức hóa vận chuyển trên đường di chuyển. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là giấy tờ bảo đảm xác minh được nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, nguyên vật liệu trung chuyển.

12. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng như thế nào?

Thông thường tại các doanh nghiệp, cơ quan quan muốn vận chuyển hàng hóa, vật tư qua các kho hàng khác nhau hoặc vận chuyển trong nội bộ thì sẽ ghi theo giá xuất kho hay còn gọi là giá vốn. Các doanh nghiệp thường chỉ ghi số lượng mà không đề giá thành vào các sản phẩm vận chuyển.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp tính giá theo phương pháp bình quân quyền cuối kỳ vì vậy đến cuối kỳ mới tính được giá xuất kho nên không có giá chính xác ghi vào phiếu xuất.

Khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin hàng hóa vật tư. Quan trọng nhất là cần phải có số lượng, đơn giá, thành tiền ( giá thành có thể tùy thuộc vào việc doanh nghiệp công khai vốn).

Để được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý cũng như báo cáo tình trạng sử dụng cùng với tình trạng hóa đơn về cơ quan thuế giống như là hóa đơn.

13. Quy trình xuất kho hàng

Quy trình xuất kho hàng là quy trình quản lý, tổ chức, sắp xếp, kiểm soát hàng hóa được xuất kho theo đề nghị của đơn vị có nhu cầu đã được ban lãnh đạo phê duyệt.

Quy trình xuất kho hàng có thể được chia làm 4 loại theo mục đích như sau

13.1. Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Phòng/bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị phụ trách gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán cùng với đơn hàng

Bước 2: Kế toán kiểm tra lượng hàng tồn kho, nếu đủ thì tiến hành xuất kho còn không thì phản hồi ngay cho bộ phận gửi yêu cầu.

Bước 3: Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng làm cơ sở để lập phiếu xuất kho (tức hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất hàng. Phiếu xuất kho thường in thành nhiều liên để các bộ phận liên quan lưu trữ: kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng.

Bước 4: Thủ kho khi đã có đủ thông tin trên phiếu xuất kho sẽ chuẩn bị hàng hóa đem đi xuất, trên phiếu cần có đủ chữ kí xác nhận của các bộ phận: kế toán, thủ kho, vận chuyện nhận hàng.

Bước 5: Thủ kho và kế toán phối hợp với nhau để cập nhật thông tin, thủ kho sẽ ghi lại thẻ kho còn kế toán ghi nhật kí xuất kho.

13.2. Quy trình xuất kho sản xuất

Quy trình xuất kho sản xuất có 5 bước

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất gửi yêu cầu cho ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất

Bước 2: Bộ phận có thẩm quyền sẽ nhận yêu cầu và phê duyệt

Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu và kiểm tra hàng trong kho, nếu đủ nguyên vật liệu thì cho xuất kho còn không thì phản hồi lại bộ phận yêu cầu.

Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất kho theo yêu cầu và kí nhận

Bước 5: Thủ kho và kế toán cùng phối hợp để cập nhật thông tin về hàng hóa tồn kho

13.3. Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp

Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp gồm 7 bước:

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp gửi yêu cầu đến ban giám đốc hoặc bộ phận có quyền hạn giải quyết xuất kho

Bước 2: Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu

Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu xuất lắp ráp, lập phiếu xuất và chuyến đến thủ kho

Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa theo yêu cầu đã phê duyệt

Bước 5: Bộ phận có nhu cầu nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và tiến hành lắp ráp

Bước 6: Kế toán và thủ kho phối hợp với nhau để cập nhật thông tin

Bước 7: Bộ phận lắp ráp sau khi hoàn thiện sản phẩm sẽ chuyển về kho theo quy trình nhập kho

13.4. Quy trình xuất để chuyển kho

Quy trình xuất để chuyển kho gồm 5 bước:

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi yêu cầu cho ban giám đốc, nêu rõ địa điểm đi/đến của hàng hóa, mức độ cần thiết và mục đích chuyển kho

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt, nếu từ chối sẽ kết thúc quy trình, nếu đồng ý sẽ đưa yêu cầu cho kế toán

Bước 3: Kế toán thống nhất với kho mới về chính sách, số lượng, thời gian chuyển kho và lập phiếu xuất kho

Bước 4: Hàng hóa sau khi được kiểm tra kĩ lưỡng và các biên bản có đủ chữ kí vào các giấy tờ biên nhận sẽ tiến hành xuất kho và nhập kho mới

Bước 5: Kế toán tiến hành cập nhật thông tin

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thuế kế toán kiểm toán trong mục biểu mẫu nhé.

• Phiếu thu theo Thông tư 200
• Phiếu chi theo Thông tư 200
• Phiếu nhập kho theo Thông tư 200
• Cách viết phiếu xuất kho