Quy tắc viết tắt khi soạn thảo văn bản hành chính mới nhất

Các từ được viết tắt trong văn bản

Khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo cần lưu ý tuân thủ các quy tắc viết tắt tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP sau đây.

Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính

STT	Tên loại văn bản hành chính	Chữ viết tắt
01	Nghị quyết (cá biệt)	NQ
02	Quyết định (cá biệt)	QĐ
03	Chỉ thị	CT
04	Quy chế	QC
05	Quy định	QyĐ
06	Thông cáo	TC
07	Thông báo	TB
08	Hướng dẫn	HD
09	Chương trình	Ctr
10	Kế hoạch	KH
11	Phương án	PA
12	Đề án	ĐA
13	Dự án	DA
14	Báo cáo	BC
15	Biên bản	BB
16	Tờ trình	TTr
17	Hợp đồng	HĐ
18	Công điện	CĐ
19	Bản ghi nhớ	BGN*
20	Bản thỏa thuận	BTT*
21	Giấy ủy quyền	GUQ*
22	Giấy mời	GM
23	Giấy giới thiệu	GGT
24	Giấy nghỉ phép	GNP*
25	Phiếu gửi	PG
26	Phiếu chuyển	PC
27	Phiếu báo	PB
	Bản sao văn bản
01	Bản sao y	SY
02	Bản trích sao	TrS
03	Bản sao lục	SL

Những nội dung đánh dấu * là có sự thay đổi so với quy định trước đây tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà mọi người cần lưu ý:

- Bản ghi nhớ: Trước đây viết tắt là GN

- Bản thỏa thuận: Trước đây viết tắt là TTh

- Giấy ủy quyền: Trước đây viết tắt là UQ

- Giấy nghỉ phép: Trước đây viết tắt là NP.

2. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

4. Viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

5. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Mời các bạn tham khảo thêm các thông tin hữu ích khác trên chuyên mục Phổ biến pháp luật của HoaTieu.vn.